1. Vorwort

Das vorliegende Dokument (inkl. Anlagen) beschreibt die Vorgehensweise der aubex GmbH (im Folgenden "Auftragnehmer" genannt) zur Leistungserbringung im Rahmen des vom Kunden (im Folgenden "Auftraggeber") beauftragten Produktes "Papierloser, digitaler Serviceprozess", die technischen und prozessualen Anforderungen sowie die Leistungen und die Mitwirkungspflicht durch den Auftraggeber.

...

• Klärung der Schnittstellen zwischen den Systemen des Auftraggebers und JobRouter®

3.1.2 Phase 2: Umsetzung

• Erläuterung der Prozessschritte während der Umsetzung

3.1.3 Phase 3: Test

3.1.3.1 Test und Abnahme vor Go Live durch den Auftragnehmer

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3.1.7.8 Sonstige Leistungen

• Festlegung und Erläuterung sonstiger Leistungen

3.2 Leistungsausschlüsse

• Klarheit über die Grenzen der Leistungserbringung

3.3 Leistungen & Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

• Festlegung der Verantwortlichkeiten des Auftraggebers

3.4 Berichterstattung und Dokumentation

• Erläuterung der Berichterstattung und Dokumentation im Projektverlauf

3.5 Qualitätssicherung

• Festlegung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung

3.6 Vergütung

• Klarheit über die Vergütung der erbrachten Leistungen

3.7 Laufzeit und Kündigung

• Festlegung der Laufzeit und Kündigungsoptionen

3.8 Vertraulichkeit und Datenschutz

• Sicherstellung von Vertraulichkeit und Datenschutz

3.9 Sonstiges

• Klärung sonstiger relevanter Punkte

Kapitel 3.1.2 Spezifisches Projektmanagement

) die spezifischen Service-Prozesse des Auftraggebers definiert wurden, wird die digitale Serviceakte durch den Auftragnehmer und dem Auftraggeber im Anschluss systemseitig konfiguriert.   Wichtiger Hinweis: Die digitale Serviceakte in JobRouter® bietet als Lowcode-Lösung die Möglichkeit der Individualisierung an. Diese kann der Auftraggeber selbstständig durchführen. Hierbei ist dringend zu beachten, dass bei jedem Programm-Release (ca. 2–4-mal im Jahr) die Änderungen manuell durch den Auftraggeber nachgearbeitet werden müssen. Damit dies auch vollständig nachgearbeitet werden kann, legt der Auftragnehmer ein sog. Change-Log an, damit der Auftraggeber einen Überblick über die selbstständig durchgeführten Anpassungen hat.  

3.10 Zeit und Ort der Leistungserbringung

Zeit und Ort der Leistungserbringung vereinbaren die Vertragsparteien im Einzelnen einvernehmlich.

4. Leistungen & Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Zur Erfüllung der unter Kapitel 2.6 genannten Meilensteine wird der Auftraggeber insbesondere folgende Leistungen erbringen:  

4.1 Allgemein

• Sicherstellung von notwendigen technischen und fachlichen Rahmenbedingungen, um das Projektziel zu erreichen.

• Erwerb der notwendigen Hardware, die sich aus dem gemeinsam zu definierenden Digitalisierungskonzept ergeben (Tablets, etc.).

• Bereitstellung der technischen Infrastruktur (Server, Lizenzen, Speicher, etc.) gemäß der Systemvoraussetzungen siehe Kapitel 4.2 Systemvoraussetzungen.

• Beschaffung ggf. notwendiger Lizenzen

• Bereitstellung eines festen Fernwartungs-Zugriffs mittels TeamViewer® zur Durchführung von Installationen und Support

• Bereitstellen von Räumlichkeiten für Schulungen und Workshops

• Einbringen von erfolgskritischen Ressourcen (Mitarbeiterkapazitäten)

• Bereitstellung eines Projektverantwortlichen (Treiber und Ansprechpartner des Projekts)

• Bereitstellung der für die Einrichtung und den Betrieb erforderlichen fachlichen Informationen

• Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten

• Zeitnahe Rückmeldungen und Entscheidungen in Bezug auf Prozesse bzw. Fragen hierzu

• Bereitstellung von notwendigen Zugängen und Zugriffen

• Beauftragung ggf. erforderlicher Fremdleistungen von erfolgskritischen Systemanbietern

• Der Auftraggeber darf die vom Auftragnehmer bereitgestellte Struktur und Einstellung des Workflows nicht selbstständig verändern

4.2 Systemvoraussetzungen

4.2.1 Unterstützte Betriebssysteme

·  Microsoft Windows Server 2016

·  Microsoft Windows Server 2019

4.2.2 Unterstützte Datenbanksysteme

·  Microsoft SQL Server 2014

·  Microsoft SQL Server 2016

·  Microsoft SQL Server 2017

·  Microsoft SQL Server 2019

4.2.3 Unterstützte Desktop-Browser

·  Mozilla Firefox (ab Version 69)

·  Google Chrome (ab Version 76)

·  Microsoft Edge auf Chromium-Basis (ab Version 81.0.416)

·  Apple Safari auf Mac OS (ab Version 11.0.3)

4.2.4 Benötigte Server-Ressourcen

...

Webserver

• 4x CPU

• 8 GB RAM (empfohlen 16)

• Laufwerk C: 250 GB Speicherplatz

...

Applikationsserver

• 4x CPU

• 8 GB RAM, (empfohlen 16)

• Laufwerk C: 250 GB Speicherplatz

• Laufwerk D: 500 GB Speicherplatz

Datenbankserver

...

4x CPU

...

8GB RAM (dediziert für JobRouter)

...

Durchschnittliche Auslastung CPU < 50%

...

Maximale Auslastung CPU: Nur kurzfristig und nicht über Minuten bei 100%

...

Durchschnittliche Latenz Schreib- und Leseanforderungen < 20ms 

4.2.5 Netzwerk

Benötigte Bandbreite bei Clientzugriff:

• 2 Mbit/s (bitte bei WLAN und Filialanbindung beachten)

• Netzwerk-Ports: 80, 443

4.2.6 Tablets

Der Auftraggeber ist für die Bereitstellung und Funktion der eingesetzten Tablets verantwortlich. Der Auftraggeber gibt Empfehlungen und stellt hierzu - abhängig vom Produkt - Anleitungen wie z.B. Setup-Guides zur Verfügung. Hardware-Empfehlungen siehe separates Dokument > [Empfehlungen zum Hardware-Equipment] in der Anlage.

4.2.7 Benötigte WLAN-Abdeckung

• Flächendeckendes WLAN im Arbeitsbereich der am Workflow beteiligten Mitarbeiter

Um ein stabiles und performantes WLAN zu erhalten, ist eine gute Ausleuchtung des gesamten Werkstattbereichs eine Grundvoraussetzung.

Kostenlose Softwares zur Durchführung dieser "WLAN Site Survey" Prüfung sind im Internet von zahlreichen Herstellern verfügbar. Häufig sind dies jedoch Testversionen mit begrenzter Laufzeit. Für eine erste Bewertung bzw. eine Bestandsaufnahme ist dies jedoch meistens ausreichend.

Die meisten Programme zur Prüfung der WLAN-Ausleuchtung bieten die Möglichkeit, einen Grundriss der Werkstatt (oder eine von Hand erstellte Skizze) als Hintergrund einzufügen. Anschließend geht man durch die Werkstatt und führt die Messung durchZur Erfüllung der unter Kapitel 2.6 genannten Meilensteine wird der Auftraggeber insbesondere folgende Leistungen erbringen.  

3.3.1 Allgemein

• Sicherstellung von notwendigen technischen und fachlichen Rahmenbedingungen, um das Projektziel zu erreichen.

• Erwerb der notwendigen Hardware, die sich aus dem gemeinsam zu definierenden Digitalisierungskonzept ergeben (Tablets, etc.).

• Bereitstellung der technischen Infrastruktur (Server, Lizenzen, Speicher, etc.) gemäß der Systemvoraussetzungen siehe Kapitel 4.2 Systemvoraussetzungen.

• Beschaffung ggf. notwendiger Lizenzen

• Bereitstellung eines festen Fernwartungs-Zugriffs mittels TeamViewer® zur Durchführung von Installationen und Support

• Bereitstellen von Räumlichkeiten für Schulungen und Workshops

• Einbringen von erfolgskritischen Ressourcen (Mitarbeiterkapazitäten)

• Bereitstellung eines Projektverantwortlichen (Treiber und Ansprechpartner des Projekts)

• Bereitstellung der für die Einrichtung und den Betrieb erforderlichen fachlichen Informationen

• Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten

• Zeitnahe Rückmeldungen und Entscheidungen in Bezug auf Prozesse bzw. Fragen hierzu

• Bereitstellung von notwendigen Zugängen und Zugriffen

• Beauftragung ggf. erforderlicher Fremdleistungen von erfolgskritischen Systemanbietern

• Der Auftraggeber darf die vom Auftragnehmer bereitgestellte Struktur und Einstellung des Workflows nicht selbstständig verändern

3.3.2 Systemvoraussetzungen

3.3.2.1 Unterstützte Betriebssysteme

·  Microsoft Windows Server 2016

·  Microsoft Windows Server 2019

3.3.2.2 Unterstützte Datenbanksysteme

·  Microsoft SQL Server 2014

·  Microsoft SQL Server 2016

·  Microsoft SQL Server 2017

·  Microsoft SQL Server 2019

3.3.2.3 Unterstützte Desktop-Browser

·  Mozilla Firefox (ab Version 69)

·  Google Chrome (ab Version 76)

·  Microsoft Edge auf Chromium-Basis (ab Version 81.0.416)

·  Apple Safari auf Mac OS (ab Version 11.0.3)

3.3.2.4 Benötigte Server-Ressourcen

• Webserver

  • 4x CPU

  • 8 GB RAM (empfohlen 16)

  • Laufwerk C: 250 GB Speicherplatz

• Applikationsserver

  • 4x CPU

  • 8 GB RAM, (empfohlen 16)

  • Laufwerk C: 250 GB Speicherplatz

  • Laufwerk D: 500 GB Speicherplatz

• Datenbankserver

  • 4x CPU

  • 8GB RAM (dediziert für JobRouter)

  • 100 GB Speicherplatz (dediziert für JobRouter)

    Kann auch auf einem bestehenden SQL-Server als separate Instanz integriert werden. Hierbei müssen die verfügbaren Ressourcen im Vorhinein geprüft werden.

    Während der Arbeitszeit müssen bei einem bestehenden SQL-Server folgende Leistungsparameter eingehalten werden.

  • Durchschnittliche Auslastung CPU < 50%

  • Maximale Auslastung CPU: Nur kurzfristig und nicht über Minuten bei 100%

  • Durchschnittliche Latenz Schreib- und Leseanforderungen < 20ms 

3.3.2.5 Netzwerk

Benötigte Bandbreite bei Clientzugriff:

• 2 Mbit/s (bitte bei WLAN und Filialanbindung beachten)

• Netzwerk-Ports: 80, 443

3.3.2.6 Tablets

Der Auftraggeber ist für die Bereitstellung und Funktion der eingesetzten Tablets verantwortlich. Der Auftraggeber gibt Empfehlungen und stellt hierzu - abhängig vom Produkt - Anleitungen wie z.B. Setup-Guides zur Verfügung. Hardware-Empfehlungen siehe separates Dokument > [Empfehlungen zum Hardware-Equipment] in der Anlage.

3.3.2.7 Benötigte WLAN-Abdeckung

• Flächendeckendes WLAN im Arbeitsbereich der am Workflow beteiligten Mitarbeiter

Um ein stabiles und performantes WLAN zu erhalten, ist eine gute Ausleuchtung des gesamten Werkstattbereichs eine Grundvoraussetzung.

Kostenlose Softwares zur Durchführung dieser "WLAN Site Survey" Prüfung sind im Internet von zahlreichen Herstellern verfügbar. Häufig sind dies jedoch Testversionen mit begrenzter Laufzeit. Für eine erste Bewertung bzw. eine Bestandsaufnahme ist dies jedoch meistens ausreichend.

Die meisten Programme zur Prüfung der WLAN-Ausleuchtung bieten die Möglichkeit, einen Grundriss der Werkstatt (oder eine von Hand erstellte Skizze) als Hintergrund einzufügen. Anschließend geht man durch die Werkstatt und führt die Messung durch.

3.4 Berichterstattung und Dokumentation

• Erläuterung der Berichterstattung und Dokumentation im Projektverlauf

3.5 Qualitätssicherung

• Festlegung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung

3.6 Vergütung

• Klarheit über die Vergütung der erbrachten Leistungen

3.7 Laufzeit und Kündigung

• Festlegung der Laufzeit und Kündigungsoptionen

3.8 Vertraulichkeit und Datenschutz

• Sicherstellung von Vertraulichkeit und Datenschutz

3.9 Sonstiges

• Klärung sonstiger relevanter Punkte

Kapitel 3.1.2 Spezifisches Projektmanagement

) die spezifischen Service-Prozesse des Auftraggebers definiert wurden, wird die digitale Serviceakte durch den Auftragnehmer und dem Auftraggeber im Anschluss systemseitig konfiguriert.   Wichtiger Hinweis: Die digitale Serviceakte in JobRouter® bietet als Lowcode-Lösung die Möglichkeit der Individualisierung an. Diese kann der Auftraggeber selbstständig durchführen. Hierbei ist dringend zu beachten, dass bei jedem Programm-Release (ca. 2–4-mal im Jahr) die Änderungen manuell durch den Auftraggeber nachgearbeitet werden müssen. Damit dies auch vollständig nachgearbeitet werden kann, legt der Auftragnehmer ein sog. Change-Log an, damit der Auftraggeber einen Überblick über die selbstständig durchgeführten Anpassungen hat.  

3.10 Zeit und Ort der Leistungserbringung

Zeit und Ort der Leistungserbringung vereinbaren die Vertragsparteien im Einzelnen einvernehmlich.

5.0 Abgrenzung

Nicht-Ziele

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Detaillierte Informationen zum Produktumfang findet der Auftraggeber in der Produktbeschreibung Digitale Serviceakte. Diese steht zum Download unter folgendem Link bereit: Link folgt. 

9.2 Umgang mit Change-/Feature-Request und Fehlermeldung

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