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Mit der Prozessautomatisierung Auftragsvorbereitung erhalten sie eine Lösung, die Ihnen die teilautomatisierte Erstellung von vorqualifizierten Aufträgen ihrer Termine aus dem Werkstattplanungssystem bzw. Dealer-Management-System ermöglicht. Im Ablauf zur automatischen Vorbereitung der Aufträge werden eine Vielzahl wichtiger Details verarbeitet. Sie erhalten mit dem System die Möglichkeit Kunden- und Fahrzeugdaten sowie wichtige Termininformationen aus Ihrem Werkstattplanungssystem zu übernehmen, verschiedene Prüfungen nach Vorgaben automatisiert durchzuführen und auf Basis dieser Informationen ein Auftrag zu eröffnen.

Ziel ist es, insbesondere eine Effizienzsteigerung und Freisetzung von Ressourcen im Autohaus zu erreichen. Gleichzeitig soll mittels Prozessautomatisierung die Qualität vorzubereitender Aufträge gesteigert und die Mitarbeiter entlastet werden.

In den folgenden Punkten erläutern wir die Leistungen der Lösung.

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• Digitaler Kickoff mit dem Projektteam

• Unterstützung bei der Standardisierung der Dispopositionen (Mapping)

• Technische Installation des BOT-Clients in der Kundenumgebung

• Einrichtung eines Mandanten je Firma inkl. angegliederten Filialen in der Plattform der aubex GmbH

• Bereitstellung und Konfiguration des Prozesses innerhalb des Mandanten

• Einrichten von Triggern und Zeitplänen zur Automatisierung der Ausführungen

• Initiierung eines Zugriffs- und Funktionstestlaufs

• Einweisung der Anwender in das System und den Prozessablauf für die Auftragsvorbereitung

• Vorbereitung und Durchführung des Go Live

2.2. Produktbeschreibung

2.2.1 Auftragsvorbereitung

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VW

Verwendete Programme:

• Werkstattplanungssystem & DMS: CROSS

• Websysteme: Elsa Pro, iSport

Die Prozessbeschreibungen der einzelnen Dealer Management Systeme werden mit Vertragsunterschrift in unserem Helpdesk Prozessbeschreibung (PDD) wird mit Start der Testphase zur Verfügung gestellt.

3. Leistungsabgrenzung

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• Bereitstellung einer technischen Umgebung gemäß der Systemvoraussetzungen (siehe separates Dokument)

• Bereitstellung eines festen Fernwartungs-Zugriffs mittels TeamViewer zur Durchführung von Installation und Support

• Einrichtung notwendiger Userrechte und Konfigurationen gemäß der Systemvoraussetzungen bei den Anwendern

• Kunde stellt die für die Einrichtung und den Betrieb erforderlichen fachlichen Informationen bereit

• Kunde erwirbt für seinen Mandanten innerhalb der Plattform Umgebung der aubex eine Bot-Lizenz mit Nutzungsrecht für den von aubex zur Verfügung gestellten Prozess

5. Datenschutz und Geheimhaltung

Der Auftraggeber wird bei der Nutzung der RPA Lösung die anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten. Der Auftragnehmer ist insoweit nicht Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die Vertragsparteien sind sich einig, dass separat in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung insbesondere Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die im Rahmen der Auftragsverarbeitung bestehenden Pflichten und Rechte des Auftraggebers festgelegt werden.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, über alle ihm im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Erfüllung dieses Vertrages zur Kenntnis gelangten vertraulichen Vorgänge, insbesondere Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse des Auftraggebers, strengstes Stillschweigen zu bewahren und diese weder weiterzugeben noch auf sonstige Art zu verwerten.

Dies gilt gegenüber jeglichen unbefugten Dritten, d.h. auch gegenüber unbefugten Mitarbeitern sowohl des Auftragnehmers als auch des Auftraggebers, sofern die Weitergabe von Informationen nicht zur ordnungsgemäßen Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen des Auftragnehmers erforderlich ist. In Zweifelsfällen wird sich der Auftragnehmer vom Auftraggeber vor einer solchen Weitergabe eine Zustimmung erteilen lassen.

6. Allgemeine Geschäftsbedingungen

 Diesem Vertrag liegen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Auftragnehmers in Ihrer jeweils aktuellen Fassung zugrunde. Bei Widersprüchen zwischen den Regelungen dieser Leistungsbeschreibung und den vorangehend bezeichneten AGB gelten die Regelungen dieser Leistungsbeschreibung vorrangig.

7. Wartung/Instandhaltung

Im Rahmen der Instandhaltung werden erforderliche Anpassungen am Prozessablauf durchgeführt und bereitgestellt.

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• Änderungen in der Bedienoberfläche der automatisierten Systeme (XentryCROSS, Elsa Pro, iSport)

• Technische Änderungen im definierten Prozessablauf zwischen oder innerhalb der relevanten Systeme

8. Support

(siehe Supportbedingungen)

9. Anschluss an ein reguläres Vertragsverhältnis nach Ablauf der Testphase

10. Zahlungsbedingungen

Die Abrechnung der in dieser Leistungsbeschreibung definierten Leistungen erfolgt nach nachfolgendem Zahlungsplan:

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