1. Beratungsvorbereitung durch Prozessautomatisierung

Die roboter-gesteuerte Prozessautomatisierung (nachfolgend “RPA” genannt) beschreibt Softwareprogramme, sogenannte “Bots”, die menschliche Interaktionen mit Computersystemen nachbilden, um Prozesse zu automatisieren. RPA-Bots werden nicht in bestehende Systeme integriert, sondern agieren autonom auf der grafischen Benutzeroberfläche der Computersysteme.

RPA-Bots erweisen sich als ideal für wiederholbare, strukturierte und regelbasierte Prozesse. Sie sind workflow-basierte Lösungen, d.h. der Mensch als Experte definiert den Handlungsweg sowie die Regeln, die der RPA-Bot ausführt.

Das Ziel der Beratungsvorbereitung ist es, den Service Vorgang so detailliert wie möglich vorzubereiten, indem vorhandene Informationen qualifiziert und im Service Vorgang final festgehalten werden.

Mit der automatisierten Beratungsvorbereitung (nachfolgend “orderBot” genannt) erhalten Sie eine Lösung, die Ihnen die (teil-)automatisierte Beratungsvorbereitung Ihrer Service Vorgänge im Herstellersystem ISPA Next ermöglicht. Im Ablauf zur (teil-)automatisierten Beratungsvorbereitung der Service Vorgänge werden eine Vielzahl wichtiger Details verarbeitet. Sie erhalten mit dem “orderBot” die Möglichkeit, Kunden- und Fahrzeugdaten sowie wichtige Termininformationen aus dem Herstellersystem ISPA Next auf den Service Vorgang zu übernehmen, verschiedene (kundenspezifische) Prüfungen nach Vorgaben automatisiert durchzuführen und auf Basis dieser Informationen den Service Vorgang so detailliert wie möglich vorzubereiten.

Ziel ist es, den Mitarbeitenden im Beratungsvorbereitungsprozess manuelle, repetitive Aufgaben abzunehmen und sie dadurch zu entlasten. Gleichzeitig soll eine 100%ige Einhaltung der Prozessvorgaben gewährleistet und so die Qualität des Beratungsvorbereitungsprozesses sichergestellt werden. Letztendlich profitiert der Autohaus-Kunde von einem optimal vorbereiteten Werkstatttermin sowie von wertvoller Zeit mit dem jeweiligen Mitarbeiter, wenn von ihm gewünscht.

In den folgenden Punkten erläutern wir die Leistungen der Lösung “orderBot”.

2. Leistungsumfang und Produktbeschreibung

 2.1 Leistungsumfang Implementierung

Die aubex GmbH erbringt folgende Leistungen:

• Versand relevanter Informationen (Leistungsbeschreibung, IT-relevante Informationen, etc.)

• Digitaler Kickoff mit dem Projektteam (Fachabteilung und IT-Abteilung des Kunden)

• Unterstützung bei der Schaffung der IT-Infrastruktur

• (Technische) Konfiguration und Installation des orderBots

• Einrichtung eines Mandanten je Firma inkl. angegliederten Filialen in der Plattform der aubex GmbH

• Testläufe des orderBots & gemeinsame Evaluation innerhalb der befristeten Testphase

• Initiierung eines Zugriffs- und Funktionstestlaufs

• Einweisung der Anwender in den Prozessablauf des orderBots

• Vorbereitung und Durchführung der Liveschaltung

2.2. Produktbeschreibung

2.2.1 Automatisierte Beratungsvorbereitung BMW

Verwendete Programme (Stand: Dezember 2025):

• BMW Herstellersystem: ISPA Next

3. Leistungsabgrenzung

Die aubex GmbH ist nicht verantwortlich für:

• Die Datenqualität, die sich aus den Importen der Quellsystemen ergibt.

• Die Funktionalität der Quellsysteme auf die die Prozessautomatisierung aufbaut.

• Die Einrichtung und Konfiguration notwendiger Systemzugriffe der Anwender.

4. Mitwirkungspflicht

 Folgende Leistungen sind vom Kunden kostenfrei zu erbringen:

• Bereitstellung einer technischen Umgebung gemäß der Systemvoraussetzungen (siehe separates Dokument).

• Bereitstellung eines festen Fernwartungs-Zugriffs mittels TeamViewer zur Durchführung von Installation und Support.

• Einrichtung notwendiger User-Rechte und Konfigurationen gemäß der Systemvoraussetzungen bei den Anwendern (z.B. ISPA Next, S-Gate).

• Kunde stellt die für die Einrichtung und den Betrieb erforderlichen fachlichen Informationen bereit.

• Kunde erwirbt für seinen Mandanten innerhalb der Plattform Umgebung der aubex eine Bot-Lizenz mit Nutzungsrecht für den von aubex zur Verfügung gestellten Prozess.

5. Datenschutz und Geheimhaltung

Der Auftraggeber wird bei der Nutzung der RPA-Lösung die anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten. Der Auftragnehmer ist insoweit nicht Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die Vertragsparteien sind sich einig, dass separat in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung insbesondere Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die im Rahmen der Auftragsverarbeitung bestehenden Pflichten und Rechte des Auftraggebers festgelegt werden.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, über alle ihm im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Erfüllung dieses Vertrages zur Kenntnis gelangten vertraulichen Vorgänge, insbesondere Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse des Auftraggebers, strengstes Stillschweigen zu bewahren und diese weder weiterzugeben noch auf sonstige Art zu verwerten.

Dies gilt gegenüber jeglichen unbefugten Dritten, d.h. auch gegenüber unbefugten Mitarbeitern sowohl des Auftragnehmers als auch des Auftraggebers, sofern die Weitergabe von Informationen nicht zur ordnungsgemäßen Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen des Auftragnehmers erforderlich ist. In Zweifelsfällen wird sich der Auftragnehmer vom Auftraggeber vor einer solchen Weitergabe eine Zustimmung erteilen lassen.

6. Wartung/Instandhaltung

Im Rahmen der Instandhaltung werden erforderliche Anpassungen am Prozessablauf durchgeführt und bereitgestellt.

Gründe für erforderliche Anpassungen sind:

• Änderungen in der Bedienoberfläche der automatisierten Systeme (ISPA Next).

• Technische Änderungen im definierten Prozessablauf zwischen oder innerhalb der relevanten Systeme.

7. Zahlungsbedingungen

Die Abrechnung der in dieser Leistungsbeschreibung definierten Leistungen erfolgt gemäß folgendem Zahlungsplan:

 8. Regelung zur Testphase und Vertragslaufzeit