...
2.2.3 Nicht-Ziele
Nicht-Ziele gemäß Kapitel 5 -> Leistungsabgrenzung.
2.3 Rahmenbedingungen
Rahmenbedingungen gemäß Kapitel 4 -> Leistungen & Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers.
2.4 Rollen und Verantwortlichkeiten
...
3.1.1 Allgemeines Projektmanagement
· In der Angebotsphase:o
Vor-Ort-Begehung Betriebe: grobe Prozessanalyse IST-Stand Service-Workflow an den Standorten & Empfehlungen zur weiteren Vorgehensweise
...
Vorstellung JobRouter®- Prozessworkflow (digitales Service-Template) anhand aubex-Testsystem
...
Beratung, um die finalen Anforderungen zu definieren (systemtechnische Voraussetzungen zur Implementierung der digitalen Serviceakte) sowie Empfehlungen zur Hardware
...
Sensibilisierung hinsichtlich der Mitwirkungspflichten des Auftraggebers für eine erfolgreiche Implementierung
...
Definition, Umfang & Dokumentation des Projektauftrags gemeinsam mit dem Auftraggeber
...
Kalkulation & Angebotserstellung gemäß vereinbartem Projektauftrag
· Nach Beauftragung durch den Auftraggeber:
...
Finale Abstimmung der Projektziele gemäß vorliegendem Projektauftrag mit dem Auftraggeber ("Intro Projekt Management online", siehe Kapitel 3.1.2 Spezifisches Projektmanagement)
...
Organisatorische Gestaltung des Projektes
...
Pflege, Steuerung & Koordination des Projektplans mit Verantwortlichkeiten, Meilensteinen, Liefergegenständen & Timings
...
Nachverfolgung Arbeitspakete aus dem Projektplan
...
Der Auftragnehmer übergibt dem Aufraggeber mit Angebotserstellung eine Hardware-Empfehlung für die entsprechenden Mitarbeiter inklusive Lagerung.
...
Planung der Projektleistung, Termine und internen Ressourcen
...
Betreuung, Beratung & Koordination der Repräsentanten
...
Bereitstellung von E-Mail-Vorlagen für den Auftraggeber
...
Kontrolle Prozesse, Abläufe & Vorbereitung von Repräsentanten-Terminen
...
Dokumentation und Berichte zum Projektstatus
...
Projektsteuerung und Projektcontrolling
...
Überwachen der Termine und des Leistungsfortschritts
...
Machbarkeitsprüfung für Änderungs- & Anpassungsanforderungen des digitalen Service-Templates seitens des Auftraggebers durch den Auftragnehmer
...
Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Projektbesprechungen
...
Erstellen von Leistungsnachweisen und Faktura
...
Dokumentation & Bereitstellung Projektabschlussbericht
Kapitel 3.1.2 Spezifisches Projektmanagement) die spezifischen Service-Prozesse des Auftraggebers definiert wurden, wird die digitale Serviceakte durch den Auftragnehmer und dem Auftraggeber im Anschluss systemseitig konfiguriert. Wichtiger Hinweis: Die digitale Serviceakte in JobRouter® bietet als Lowcode-Lösung die Möglichkeit der Individualisierung an. Diese kann der Auftraggeber selbstständig durchführen. Hierbei ist dringend zu beachten, dass bei jedem Programm-Release (ca. 2–4-mal im Jahr) die Änderungen manuell durch den Auftraggeber nachgearbeitet werden müssen. Damit dies auch vollständig nachgearbeitet werden kann, legt der Auftragnehmer ein sog. Change-Log an, damit der Auftraggeber einen Überblick über die selbstständig durchgeführten Anpassungen hat.
3.1.5 Finale Testdurchführung & technische Abnahme vor dem Go Live
...
Test und Abnahme vor Go Live durch den Auftragnehmer
Mindestens eine Woche vor dem Go Live-Termin (physische Druckabschaltung und Anwenderschulungen) sind seitens des Auftragnehmers folgende technische Tests und Abnahmen final durchzuführen:
·
Test betriebsspezifisches JobRouter® Prozessdesign
...
ggfs. Test neue Software-Version
...
Test Logins JobRouter®-User
·
Test, Abnahme und Freigabe zum Go Live durch den Auftraggeber
Mindestens eine Woche vor dem Go Live-Termin (physische Druckabschaltung und Anwenderschulungen) sind seitens des Auftraggebers folgende technische Tests und Abnahmen final durchzuführen (s. hierzu bitte auch Kapitel 4 > Leistungen & Mitwirkungspflichten des Auftraggebers):
·
Abnahme betriebsspezifisches JobRouter® Prozessdesign
...
Test Logins JobRouter®-User
...
Test Logins & Konfiguration iPads (Tablets)
...
Anbindung Stardiagnose
...
die WLAN-Abdeckung für alle zukünftig am digitalen Service-Workflow beteiligten Mitarbeiter ist sichergestellt
Nach erfolgreich durchgeführten Tests erteilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer die Freigabe zur Terminierung des fachlichen Rollouts (Go Live).
...
Schulungsvorbereitung und -durchführung durch den Auftragnehmer:
·
Anwenderschulung für alle am künftigen digitalen Service-Workflow beteiligten Mitarbeiter des Auftraggebers
Dabei erfolgt die Einsatzplanung, d. h. die Planung von Personal durch den Auftragnehmer. Die Steuerung und Koordination der vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeiter, obliegt ausschließlich dem Auftragnehmer.
...
Trainingsdurchführung durch den Auftragnehmer ab dem GO Live (physische Druckabschaltung):
·
Training-on-the-job für alle am künftigen digitalen Service-Workflow beteiligten Mitarbeiter
...
Vermittlung und Erprobung praktischer Kenntnisse und Fähigkeiten direkt am Arbeitsplatz
Dabei erfolgt die Einsatzplanung, d. h. die Planung von Personal durch den Auftragnehmer. Die Steuerung und Koordination der vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeiter, obliegt ausschließlich dem Auftragnehmer.
3.1.8 Projektabschluss
...
Statusmeeting zum Projektabschluss:
Ein Statusmeeting mit allen Projekt-Stakeholdern ist durchgeführt, um die Projektergebnisse abzunehmen und ggfs. ausstehende Aufgaben zu definieren sowie offene Fragen zu klären.·
Durchführung & Dokumentation Feedback und Lessons Learned (Projekt Review):
Im Rahmen eines konstruktiven und wertschätzenden Feedbacks sind von allen Projektbeteiligten Erkenntnisse aus dem Projekt besprochen und dokumentiert.·
Erstellung & Abnahme Projektabschlussbericht:
Nach vollständiger Leistungserbringung wird das Werk formal abgenommen. Die Abnahmekriterien sind erfüllt, sofern alle in Abschnitt 3 (Beschreibung des Leistungsumfangs) beschriebenen Leistungsinhalte vollständig erbracht sind.
...
Die Beratung und Moderation erfolgen hinsichtlich·
eines Aufzeigens des empfohlenen Service-Annahmeprozesses des Herstellers und in welcher Weise der PDSP diesen nahtlos und effektiv ergänzt
...
einer Erarbeitung des betriebsindividuellen sowie betriebsübergreifenden Zielbilds "Service-Annahmeprozess"
...
eines Committment zum Change
Der Auftraggeber erhält vom Auftragnehmer darüber hinaus Best-Practice-Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten sowie Hersteller-Standard in Bezug auf die XENTRY Nutzung.
...
Durchführung zielgruppenspezifischer Schulungen zum Hersteller-Standard (Mercedes-Benz und Daimler Truck) in Bezug auf die optimale und effiziente XENTRY-Nutzung in Verbindung mit dem vorhandenen Dealer Management System sowie Training-on-the-job für·
Serviceanmeldung & Terminvorbereitung
...
Standardisierte Auftragsvorbereitung
...
Kundenempfang & mobile Fahrzeugannahme
3.2.3 360° View - Unterstützung beim Etablieren eines digitalen Workflows
Begehung - Wie ist der digitale Nutzen zurzeit?
Um einen ersten Eindruck zu gewinnen, kommt der Auftragnehmer vor Ort und begleitet einen Tag lang den Servicealltag, d. h. er besucht konkret alle Stellen im Serviceablauf (Serviceassistenz, Serviceberater, Kundenbetreuer Service, Teile- und Zubehörverkauf, Lager, Werkstatt, RAA).
...
Mitarbeiter Workshop - Wo wünschen sich die Mitarbeiter digitale Unterstützung?
Der Auftragnehmer moderiert einen ganztätigen Mitarbeiterarbeiter-Workshop (ohne Führungskräfte), bei dem gemeinsam mit den Mitarbeitern Ideen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge gesammelt und dokumentiert werden. Im Rahmen einer geführten Diskussion werden u. a. über bisherige Arbeitsabläufe im Werkstattprozess und mögliche Zukunftspotenziale iteriert.
Führungskräfte Workshop - Wie werden die Mitarbeiter mit in den digitalen Wandel mitgenommen?
Der Auftragnehmer moderiert einen halbtägigen Führungskräfte-Workshop, bei dem über bisherige Arbeitsabläufe im Serviceprozess reflektiert und notwendige Schritte zum digitalen Serviceprozess (bspw. Aufgaben- und Rollenzuordnung, Mitarbeiter-Qualifizierung) erarbeitet werden.Ergebnispräsentation - Was sind die nächsten Schritte?
Nach der Begehung und der Durchführung der Workshops werden die Ergebnisse mit Maßnahmen, Handlungsempfehlungen und möglichen Lösungsansätzen durch den Auftragnehmer in Gegenwart der Geschäfts- und Serviceleitung des Auftraggebers präsentiert und übergeben.
Der Auftragnehmer entscheidet nach der Ergebnispräsentation, ob der die empfohlenen Maßnahmen selbständig angeht und die Themen intern koordiniert oder ob der Auftragnehmer ihn in der Umsetzung unterstützen soll.
3.2.4 Standortübergreifender Austausch
...
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erstellung von internen Dokumentationen. Diese können sein (beispielhaft):·
Prozessbeschreibungen
...
Arbeitsanweisungen
...
Anpassung von vorhandenen Stellenbeschreibungen oder Jobprofilen
...
Handout Anwenderprogramme
3.3 Zeit und Ort der Leistungserbringung
Zeit und Ort der Leistungserbringung vereinbaren die Vertragsparteien im Einzelnen einvernehmlich.
4. Leistungen & Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
Zur Erfüllung der unter Kapitel 2.6 genannten Meilensteine wird der Auftraggeber insbesondere folgende Leistungen erbringen:
4.1 Allgemein
·
Sicherstellung von notwendigen technischen und fachlichen Rahmenbedingungen, um das Projektziel zu erreichen
...
Erwerb der notwendigen Hardware, die sich aus dem gemeinsam zu definierenden Digitalisierungskonzept ergeben (Tablets, etc.)
...
Bereitstellung der technischen Infrastruktur (Server, Lizenzen, Speicher, etc.) gemäß der Systemvoraussetzungen siehe Kapitel 5.2
...
Beschaffung ggf. notwendiger Lizenzen
...
Bereitstellung eines festen Fernwartungs-Zugriffs mittels TeamViewer® zur Durchführung von Installationen und Support
...
Bereitstellen von Räumlichkeiten für Schulungen und Workshops
...
Einbringen von erfolgskritischen Ressourcen (Mitarbeiterkapazitäten)
...
Bereitstellung eines Projektverantwortlichen (Treiber und Ansprechpartner des Projekts)
...
Bereitstellung der für die Einrichtung und den Betrieb erforderlichen fachlichen Informationen
...
Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten
...
Zeitnahe Rückmeldungen und Entscheidungen in Bezug auf Prozesse bzw. Fragen hierzu
...
Bereitstellung von notwendigen Zugängen und Zugriffen
...
Beauftragung ggf. erforderlicher Fremdleistungen von erfolgskritischen Systemanbietern
...
Der Auftraggeber darf die vom Auftragnehmer bereitgestellte Struktur und Einstellung des Workflows nicht selbstständig verändern
4.2.1 Unterstützte Betriebssysteme
...
· Die tatsächliche Erfüllung der in Kapitel 5.2 genannten systemtechnischen Voraussetzungen
...
Der Auftraggeber erhält von der DATEC Netzwerke & Druckerlösungen GmbH ein JobRouter® Test- und Live-System. Somit können Anpassungen im Workflow in aller Ruhe vom Auftraggeber getestet werden.
Kapitel 3.1.4 Technische Installationen, Testphase & Customizing).
6.2.3 Beistellungen
Der Auftraggeber erhält eine digitale Serviceakte Release Stand 1.4 auf dem Testsystem und eine auf dem Livesystem.
...