| Table of Contents |
|---|
...
Finale Abstimmung der Projektziele gemäß vorliegendem Projektauftrag mit dem Auftraggeber ("Intro Projekt Management online", siehe Kapitel 3.1.2 Spezifisches Projektmanagement)
Organisatorische Gestaltung des Projektes
Pflege, Steuerung & Koordination des Projektplans mit Verantwortlichkeiten, Meilensteinen, Liefergegenständen & Timings
Nachverfolgung Arbeitspakete aus dem Projektplan
Der Auftragnehmer übergibt dem Aufraggeber mit Angebotserstellung eine Hardware-Empfehlung für die entsprechenden Mitarbeiter inklusive Lagerung.
Planung der Projektleistung, Termine und internen Ressourcen
Betreuung, Beratung & Koordination der Repräsentanten
Bereitstellung von E-Mail-Vorlagen für den Auftraggeber
Kontrolle Prozesse, Abläufe & Vorbereitung von Repräsentanten-Terminen
Dokumentation und Berichte zum Projektstatus
Projektsteuerung und Projektcontrolling
Überwachen der Termine und des Leistungsfortschritts
Machbarkeitsprüfung für Änderungs- & Anpassungsanforderungen des digitalen Service-Templates seitens des Auftraggebers durch den Auftragnehmer
Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Projektbesprechungen
Erstellen von Leistungsnachweisen und Faktura
Dokumentation & Bereitstellung Projektabschlussbericht
...
Klärung der Schnittstellen zwischen den Systemen des Auftraggebers und JobRouter®
3.1.2 Phase 2: Umsetzung
Erläuterung der Prozessschritte während der Umsetzung
3.1.3 Phase 3: Test
3.1.3.1 Test und Abnahme vor Go Live durch den Auftragnehmer
...
3.1.7 Optionale Leistungen
Klare Unterscheidung zwischen Standard- und optionalen Leistungen
3.1.8 Sonstige Leistungen
Festlegung und Erläuterung sonstiger Leistungen
3.2 Leistungsausschlüsse
Klarheit über die Grenzen der Leistungserbringung
3.3 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
Festlegung der Verantwortlichkeiten des Auftraggebers
3.4 Berichterstattung und Dokumentation
Erläuterung der Berichterstattung und Dokumentation im Projektverlauf
3.5 Qualitätssicherung
Festlegung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung
3.6 Vergütung
Klarheit über die Vergütung der erbrachten Leistungen
3.7 Laufzeit und Kündigung
Festlegung der Laufzeit und Kündigungsoptionen
3.8 Vertraulichkeit und Datenschutz
Sicherstellung von Vertraulichkeit und Datenschutz
3.9 Sonstiges
Klärung sonstiger relevanter Punkte
3.1 Standardleistungen
3.1.1 Allgemeines Projektmanagement
3.1.1.1 In der Angebotsphase
Vor-Ort-Begehung Betriebe: grobe Prozessanalyse IST-Stand Service-Workflow an den Standorten & Empfehlungen zur weiteren Vorgehensweise
Vorstellung JobRouter®- Prozessworkflow (digitales Service-Template) anhand aubex-Testsystem
Beratung, um die finalen Anforderungen zu definieren (systemtechnische Voraussetzungen zur Implementierung der digitalen Serviceakte) sowie Empfehlungen zur Hardware
Sensibilisierung hinsichtlich der Mitwirkungspflichten des Auftraggebers für eine erfolgreiche Implementierung
Definition, Umfang & Dokumentation des Projektauftrags gemeinsam mit dem Auftraggeber
Kalkulation & Angebotserstellung gemäß vereinbartem Projektauftrag
3.1.1.2 Nach Beauftragung durch den Auftraggeber
Finale Abstimmung der Projektziele gemäß vorliegendem Projektauftrag mit dem Auftraggeber ("Intro Projekt Management online", siehe Kapitel 3.1.2 Spezifisches Projektmanagement)
Organisatorische Gestaltung des Projektes
Pflege, Steuerung & Koordination des Projektplans mit Verantwortlichkeiten, Meilensteinen, Liefergegenständen & Timings
Nachverfolgung Arbeitspakete aus dem Projektplan
Der Auftragnehmer übergibt dem Aufraggeber mit Angebotserstellung eine Hardware-Empfehlung für die entsprechenden Mitarbeiter inklusive Lagerung.
Planung der Projektleistung, Termine und internen Ressourcen
Betreuung, Beratung & Koordination der Repräsentanten
Bereitstellung von E-Mail-Vorlagen für den Auftraggeber
Kontrolle Prozesse, Abläufe & Vorbereitung von Repräsentanten-Terminen
Dokumentation und Berichte zum Projektstatus
Projektsteuerung und Projektcontrolling
Überwachen der Termine und des Leistungsfortschritts
Machbarkeitsprüfung für Änderungs- & Anpassungsanforderungen des digitalen Service-Templates seitens des Auftraggebers durch den Auftragnehmer
Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Projektbesprechungen
Erstellen von Leistungsnachweisen und Faktura
Dokumentation & Bereitstellung Projektabschlussbericht
Kapitel 3.1.2 Spezifisches Projektmanagement
) die spezifischen Service-Prozesse des Auftraggebers definiert wurden, wird die digitale Serviceakte durch den Auftragnehmer und dem Auftraggeber im Anschluss systemseitig konfiguriert. Wichtiger Hinweis: Die digitale Serviceakte in JobRouter® bietet als Lowcode-Lösung die Möglichkeit der Individualisierung an. Diese kann der Auftraggeber selbstständig durchführen. Hierbei ist dringend zu beachten, dass bei jedem Programm-Release (ca. 2–4-mal im Jahr) die Änderungen manuell durch den Auftraggeber nachgearbeitet werden müssen. Damit dies auch vollständig nachgearbeitet werden kann, legt der Auftragnehmer ein sog. Change-Log an, damit der Auftraggeber einen Überblick über die selbstständig durchgeführten Anpassungen hat.
3.1.5 Finale Testdurchführung & technische Abnahme vor dem Go Live
3.1.5.1 Test und Abnahme vor Go Live durch den Auftragnehmer
Mindestens eine Woche vor dem Go Live-Termin (physische Druckabschaltung und Anwenderschulungen) sind seitens des Auftragnehmers folgende technische Tests und Abnahmen final durchzuführen:
Test betriebsspezifisches JobRouter® Prozessdesign
ggfs. Test neue Software-Version
Test Logins JobRouter®-User
3.1.5.2 Test, Abnahme und Freigabe zum Go Live durch den Auftraggeber
Mindestens eine Woche vor dem Go Live-Termin (physische Druckabschaltung und Anwenderschulungen) sind seitens des Auftraggebers folgende technische Tests und Abnahmen final durchzuführen (s. hierzu bitte auch Kapitel 4 > Leistungen & Mitwirkungspflichten des Auftraggebers).
Abnahme betriebsspezifisches JobRouter® Prozessdesign
Test Logins JobRouter®-User
Test Logins & Konfiguration iPads (Tablets)
Anbindung Stardiagnose
die WLAN-Abdeckung für alle zukünftig am digitalen Service-Workflow beteiligten Mitarbeiter ist sichergestellt
Nach erfolgreich durchgeführten Tests erteilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer die Freigabe zur Terminierung des fachlichen Rollouts (Go Live).
3.1.6 Durchführung von Anwenderschulungen
Schulungsvorbereitung und -durchführung durch den Auftragnehmer:
Anwenderschulung für alle am künftigen digitalen Service-Workflow beteiligten Mitarbeiter des Auftraggebers
Dabei erfolgt die Einsatzplanung, d. h. die Planung von Personal durch den Auftragnehmer. Die Steuerung und Koordination der vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeiter, obliegt ausschließlich dem Auftragnehmer.
3.1.7 Durchführung Handholding/Training-on-the-job ab Go Live
Trainingsdurchführung durch den Auftragnehmer ab dem GO Live (physische Druckabschaltung):
Training-on-the-job für alle am künftigen digitalen Service-Workflow beteiligten Mitarbeiter
Vermittlung und Erprobung praktischer Kenntnisse und Fähigkeiten direkt am Arbeitsplatz
Dabei erfolgt die Einsatzplanung, d. h. die Planung von Personal durch den Auftragnehmer. Die Steuerung und Koordination der vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeiter, obliegt ausschließlich dem Auftragnehmer.
3.1.8 Projektabschluss
3.1.8.1 Statusmeeting zum Projektabschluss
Ein Statusmeeting mit allen Projekt-Stakeholdern ist durchgeführt, um die Projektergebnisse abzunehmen und ggfs. ausstehende Aufgaben zu definieren sowie offene Fragen zu klären.
3.1.8.2 Durchführung & Dokumentation Feedback und Lessons Learned (Projekt Review)
Im Rahmen eines konstruktiven und wertschätzenden Feedbacks sind von allen Projektbeteiligten Erkenntnisse aus dem Projekt besprochen und dokumentiert.
3.1.8.3 Erstellung & Abnahme Projektabschlussbericht
Nach vollständiger Leistungserbringung wird das Werk formal abgenommen. Die Abnahmekriterien sind erfüllt, sofern alle in Abschnitt 3 (Beschreibung des Leistungsumfangs) beschriebenen Leistungsinhalte vollständig erbracht sind.
Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber nach Beendigung des Projektes einen dokumentierten Projektabschlussbericht zur Verfügung.
Der Projektabschlussbericht beschreibt darin die Entwicklung des Projekts und stellt seine Ergebnisse dar.
3.2 Optionale Leistungen
Die Einführung digitaler Produkte und/oder digitaler Transformationsprozesse in Unternehmen bedeutet gleichzeitig auch tiefgreifende kulturelle Veränderungen.
Die Digitalisierung ist nur dann erfolgreich, wenn sie Kundenbeziehungen verbessert und von den Mitarbeitern begeistert getragen und umgesetzt wird.
Der Auftragnehmer bietet zum Standardprodukt zusätzlich optionale Bausteine hinsichtlich einer unterstützenden Begleitung von Change-Prozessen an.
Nachfolgende Leistungen sind nicht standardmäßig im Leistungsumfang enthalten, können jedoch durch den Auftraggeber ergänzend und gegen Aufpreis hinzugebucht werdenDie Einführung digitaler Produkte und/oder digitaler Transformationsprozesse in Unternehmen bedeutet gleichzeitig auch tiefgreifende kulturelle Veränderungen. Die Digitalisierung ist nur dann erfolgreich, wenn sie Kundenbeziehungen verbessert und von den Mitarbeitern begeistert getragen und umgesetzt wird. Der Auftragnehmer bietet zum Standardprodukt zusätzlich optionale Bausteine hinsichtlich einer unterstützenden Begleitung von Change-Prozessen an.
Nachfolgende Leistungen sind nicht standardmäßig im Leistungsumfang enthalten, können jedoch durch den Auftraggeber ergänzend und gegen Aufpreis hinzugebucht werden.
3.1.7.1 Management Kick-off
Im Rahmen eines begleitenden Change-Managements zur Einführung digitaler Produkte und/oder digitaler Transformationsprozesse im Unternehmen führt der Auftragnehmer eine Auftakt-Veranstaltung (sog. "Kick-off) vor Ort mit dem Afters Sales-Management des Auftraggebers durch.
Die Beratung und Moderation erfolgen hinsichtlich
eines Aufzeigens des empfohlenen Service-Annahmeprozesses des Herstellers und in welcher Weise der PDSP diesen nahtlos und effektiv ergänzt
einer Erarbeitung des betriebsindividuellen sowie betriebsübergreifenden Zielbilds "Service-Annahmeprozess"
eines Committment zum Change
Der Auftraggeber erhält vom Auftragnehmer darüber hinaus Best-Practice-Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten sowie Hersteller-Standard in Bezug auf die XENTRY Nutzung.
3.1.7.2 Training Hersteller Standardprozesse u. -systeme
Durchführung zielgruppenspezifischer Schulungen zum Hersteller-Standard (Mercedes-Benz und Daimler Truck) in Bezug auf die optimale und effiziente XENTRY-Nutzung in Verbindung mit dem vorhandenen Dealer Management System sowie Training-on-the-job für
Serviceanmeldung & Terminvorbereitung
Standardisierte Auftragsvorbereitung
Kundenempfang & mobile Fahrzeugannahme
3.1.7.3 360° View - Unterstützung beim Etablieren eines digitalen Workflows
3.1.7.3.1 Begehung - Wie ist der digitale Nutzen zurzeit?
Um einen ersten Eindruck zu gewinnen, kommt der Auftragnehmer vor Ort und begleitet einen Tag lang den Servicealltag, d. h. er besucht konkret alle Stellen im Serviceablauf (Serviceassistenz, Serviceberater, Kundenbetreuer Service, Teile- und Zubehörverkauf, Lager, Werkstatt, RAA).
Mitarbeiter Workshop - Wo wünschen sich die Mitarbeiter digitale Unterstützung?
Der Auftragnehmer moderiert einen ganztätigen Mitarbeiterarbeiter-Workshop (ohne Führungskräfte), bei dem gemeinsam mit den Mitarbeitern Ideen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge gesammelt und dokumentiert werden. Im Rahmen einer geführten Diskussion werden u. a. über bisherige Arbeitsabläufe im Werkstattprozess und mögliche Zukunftspotenziale iteriert.
Führungskräfte Workshop - Wie werden die Mitarbeiter mit in den digitalen Wandel mitgenommen?
Der Auftragnehmer moderiert einen halbtägigen Führungskräfte-Workshop, bei dem über bisherige Arbeitsabläufe im Serviceprozess reflektiert und notwendige Schritte zum digitalen Serviceprozess (bspw. Aufgaben- und Rollenzuordnung, Mitarbeiter-Qualifizierung) erarbeitet werden.
Ergebnispräsentation - Was sind die nächsten Schritte?
Nach der Begehung und der Durchführung der Workshops werden die Ergebnisse mit Maßnahmen, Handlungsempfehlungen und möglichen Lösungsansätzen durch den Auftragnehmer in Gegenwart der Geschäfts- und Serviceleitung des Auftraggebers präsentiert und übergeben.
Der Auftragnehmer entscheidet nach der Ergebnispräsentation, ob der die empfohlenen Maßnahmen selbständig angeht und die Themen intern koordiniert oder ob der Auftragnehmer ihn in der Umsetzung unterstützen soll.
3.2.4 Standortübergreifender Austausch
Als Leistungsportfolio im Bereich Austausch und Kommunikation bietet der Auftragnehmer dem Auftraggeber u. a. beispielweise die Moderation und Hilfestellung bei der Durchführung von internen Arbeitskreisen an oder bei der Organisation von internen Workshops zur Ideensammlung und zum Brain-Storming.
3.2.5 Definition der Schwerpunkte & Priorisierung
Der Auftraggeber unterstützt den Auftragnehmer bei der Definition der Schwerpunkte und bei der Priorisierung hinsichtlich der Umsetzung der Handlungsempfehlungen und Maßnahmen.
3.2.6 Nachgelagerte interne Kommunikation
Der Auftragnehmer unterstützt und berät den Auftraggeber bei der internen Kommunikation. Beispielsweise wenn der Auftraggeber die Mitarbeiter regelmäßig schriftlich über den Status der umgesetzten Maßnahmen informieren möchte. Oder der Auftraggeber einen internen Newsletter implementieren möchte.
3.2.7 Dokumentation
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erstellung von internen Dokumentationen. Diese können sein (beispielhaft):
Prozessbeschreibungen
Arbeitsanweisungen
Anpassung von vorhandenen Stellenbeschreibungen oder Jobprofilen
Handout Anwenderprogramme
3.1.8 Sonstige Leistungen
Festlegung und Erläuterung sonstiger Leistungen
3.2 Leistungsausschlüsse
Klarheit über die Grenzen der Leistungserbringung
3.3 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
Festlegung der Verantwortlichkeiten des Auftraggebers
3.4 Berichterstattung und Dokumentation
Erläuterung der Berichterstattung und Dokumentation im Projektverlauf
3.5 Qualitätssicherung
Festlegung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung
3.6 Vergütung
Klarheit über die Vergütung der erbrachten Leistungen
3.7 Laufzeit und Kündigung
Festlegung der Laufzeit und Kündigungsoptionen
3.8 Vertraulichkeit und Datenschutz
Sicherstellung von Vertraulichkeit und Datenschutz
3.9 Sonstiges
Klärung sonstiger relevanter Punkte
Kapitel 3.1.2 Spezifisches Projektmanagement
) die spezifischen Service-Prozesse des Auftraggebers definiert wurden, wird die digitale Serviceakte durch den Auftragnehmer und dem Auftraggeber im Anschluss systemseitig konfiguriert. Wichtiger Hinweis: Die digitale Serviceakte in JobRouter® bietet als Lowcode-Lösung die Möglichkeit der Individualisierung an. Diese kann der Auftraggeber selbstständig durchführen. Hierbei ist dringend zu beachten, dass bei jedem Programm-Release (ca. 2–4-mal im Jahr) die Änderungen manuell durch den Auftraggeber nachgearbeitet werden müssen. Damit dies auch vollständig nachgearbeitet werden kann, legt der Auftragnehmer ein sog. Change-Log an, damit der Auftraggeber einen Überblick über die selbstständig durchgeführten Anpassungen hat.
3.2.1 Management Kick-off
...
Begehung - Wie ist der digitale Nutzen zurzeit?
Um einen ersten Eindruck zu gewinnen, kommt der Auftragnehmer vor Ort und begleitet einen Tag lang den Servicealltag, d. h. er besucht konkret alle Stellen im Serviceablauf (Serviceassistenz, Serviceberater, Kundenbetreuer Service, Teile- und Zubehörverkauf, Lager, Werkstatt, RAA).Mitarbeiter Workshop - Wo wünschen sich die Mitarbeiter digitale Unterstützung?
Der Auftragnehmer moderiert einen ganztätigen Mitarbeiterarbeiter-Workshop (ohne Führungskräfte), bei dem gemeinsam mit den Mitarbeitern Ideen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge gesammelt und dokumentiert werden. Im Rahmen einer geführten Diskussion werden u. a. über bisherige Arbeitsabläufe im Werkstattprozess und mögliche Zukunftspotenziale iteriert.Führungskräfte Workshop - Wie werden die Mitarbeiter mit in den digitalen Wandel mitgenommen?
Der Auftragnehmer moderiert einen halbtägigen Führungskräfte-Workshop, bei dem über bisherige Arbeitsabläufe im Serviceprozess reflektiert und notwendige Schritte zum digitalen Serviceprozess (bspw. Aufgaben- und Rollenzuordnung, Mitarbeiter-Qualifizierung) erarbeitet werden.Ergebnispräsentation - Was sind die nächsten Schritte?
Nach der Begehung und der Durchführung der Workshops werden die Ergebnisse mit Maßnahmen, Handlungsempfehlungen und möglichen Lösungsansätzen durch den Auftragnehmer in Gegenwart der Geschäfts- und Serviceleitung des Auftraggebers präsentiert und übergeben.
Der Auftragnehmer entscheidet nach der Ergebnispräsentation, ob der die empfohlenen Maßnahmen selbständig angeht und die Themen intern koordiniert oder ob der Auftragnehmer ihn in der Umsetzung unterstützen soll.
3.2.4 Standortübergreifender Austausch
Als Leistungsportfolio im Bereich Austausch und Kommunikation bietet der Auftragnehmer dem Auftraggeber u. a. beispielweise die Moderation und Hilfestellung bei der Durchführung von internen Arbeitskreisen an oder bei der Organisation von internen Workshops zur Ideensammlung und zum Brain-Storming.
3.2.5 Definition der Schwerpunkte & Priorisierung
Der Auftraggeber unterstützt den Auftragnehmer bei der Definition der Schwerpunkte und bei der Priorisierung hinsichtlich der Umsetzung der Handlungsempfehlungen und Maßnahmen.
3.2.6 Nachgelagerte interne Kommunikation
Der Auftragnehmer unterstützt und berät den Auftraggeber bei der internen Kommunikation. Beispielsweise wenn der Auftraggeber die Mitarbeiter regelmäßig schriftlich über den Status der umgesetzten Maßnahmen informieren möchte. Oder der Auftraggeber einen internen Newsletter implementieren möchte.
3.2.7 Dokumentation
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erstellung von internen Dokumentationen. Diese können sein (beispielhaft):
...