1. Über aurep

Mit aurep erhalten Sie eine Lösung zur effektiven und einfachen Rechnungskontrolle, mit der Sie Fehler in der Fakturierung aufdecken und dauerhaft vermeiden können. Ganz nach dem Motto „Auto fertig – korrekte Rechnung fertig“.

2. Einrichtungspaket

Die erstmalige Einrichtung von aurep erfolgt in einem Einrichtungspaket zum Festpreis i.H.v. 999 € zzgl. MwSt.

Das Einrichtungspaket enthält:

• Installation von aurep (siehe Punkt 7)

• Individuelle Konfiguration des Systems nach Ihren Bedürfnissen

• Ein Online-Coaching zur erstmaligen Einweisung in das System

• Bereitstellung von Anleitungen und Video-Tutorials für die Anwender

3. aurep Miete

Nach erfolgter Einrichtung wird aurep im Rahmen eines monatlichen Mietmodells für Ihr Unternehmen bereitgestellt.

3.1 Umfang der aurep Miete

In der Miete sind folgende Komponenten für die Vertragslaufzeit enthalten:

• Bereitstellung des Tools aurep

• Nutzung des Tools je Ausführung für beliebig viele Anwender eines Betriebes

• Anpassungen auf der IT-Umgebung des Unternehmens (siehe Installation)

• Abstimmung und Beratung der anzuwendenden Regeln der Rechnungsprüfung¹

• Regelmäßige Aktualisierung und Anpassung der Regeln zur Rechnungsprüfung

(siehe 5)

• Supporthotline für Anwender und Administratoren bei Fragen und Problemen (siehe 9)

• Bereitstellung von Updates

3.2 Funktionsumfang aurep

• Regelprüfung - alle verfügbaren Regeln

• Logging - eigener Client

• Kommentarfunktion

• Nachtlauf abgerechneter Aufträge

• aurep-Cockpit für Auswertungszwecke

• Werkstattliste

• 2 verschiedene Ausführungen (Serviceberater + Fakturist)

3.3 Weitere Ausführungen

aurep wird standardmäßig in 2 Ausführungen (Serviceberater + Fakturist) geliefert. Weitere Ausführungen (Bspw. Serviceassistent, Monteur o.ä.) mit abweichenden Regeln erhalten Sie bei Bedarf (Einrichtung: pro weiterer Ausführung einmalig 240,- €, Miete zzgl. 5 ct/Auftrag).

3.4 Laufzeit/Zahlungsbedingungen/Konditionen

• Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate.

• Die Abrechnung der monatlichen Miete erfolgt nach erfolgreicher Installation quartalsweise, jeweils in der Mitte eines Quartals.

• Zu Vertragsende verlängert sich die Vertragslaufzeit automatisch um weitere 12 Monate, wenn nicht mit einer Frist von 3 Monaten vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird.

• Die monatliche Miete richtet sich nach der Gesamtanzahl der jährlichen

Werkstattsaufträge des Vertragspartners. 

• Der Vertragspartner gewährt aubex Einsicht (mind. einmal im Jahr) über die Anzahl der Werkstattaufträge und teilt diese auf Anfrage aubex mit. Bei Änderungen hinsichtlich der Anzahl der Werkstattaufträge um mehr als 5 % wird die monatliche Miete mit der nächsten Rechnungstellung angepasst. 

• Ihre individuellen Konditionen für die aurep Miete erhalten Sie durch ein separates Angebot auf Anfrage.       

4. Zusätzliche Coachings

4.1 Online Coaching

Ihre Mitarbeiter erhalten durch Aufschaltung per Fernwartung am PC ein individuelles

Online-Coaching zu aurep

• Mitarbeiteranzahl: maximal 6 pro Durchgang/Gruppe

• Dauer: ca. 1,0 h pro Durchgang/Gruppe

• Konditionen: auf Anfrage

4.2 Vor Ort Coaching

Ihre Mitarbeiter erhalten bei Ihnen vor Ort ein individuelles Coaching zu aurep

• Mitarbeiteranzahl: maximal 8 pro Durchgang/Gruppe

• Dauer: ca. 2,0 h pro Durchgang/Gruppe

• Konditionen: auf Anfrage

5. Regeln der Rechnungsprüfung

• Die Regeln, die bei der Rechnungsprüfung Anwendung finden, werden regelmäßig geprüft und möglichst den Marktanforderungen angepasst. Dies wird durch ein jährliches Treffen mit Anwendern sichergestellt.

• Erweiterungen und Anpassung der Regeln werden, sofern diese allgemein anwendbar sind, von aubex im Rahmen von Updates während der aubex Miete zur Verfügung gestellt. 

• Bei kundenspezifischen Anforderungen wird die Entwicklungsleistung gesondert in Rechnung gestellt.

• Eine detaillierte Beschreibung der Regeln finden Sie im Dokument „aurep Regeln“.

6. Systemvoraussetzungen

6.1 Technische Voraussetzungen des Servers

 Auf dem Windows-Server müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Windows-Betriebssystem ab Windows 7 bzw. Windows Server 2008 oder höher 

• Mindestens 4 GB Arbeitsspeicher 

• Mindestens 3 GB freier Speicherplatz auf einer Festplatte 

• Erreichbarkeit des DMS-Systems vom Schnittstellen-PC aus 

• Netzlaufwerk mit freigegebenem Ordner für alle Benutzer von aurep für die Clientkomponente

• Sofern ein Proxy oder eine Firewall in ihrem Unternehmen aktiv ist, ist es erforderlich den Clients den Zugriff auf Port 3435, 3436, 3437 und 3438 freizuschalten.

6.2 Voraussetzungen des DMS-Systems „alpha^plus“

Ist das DMS-System im Rechenzentrum gehostet, muss vorab der Zugriff auf bestimmte Tabellen bzw. Bibliotheken im Rechenzentrum beantragt werden. Aufgrund der

Datenaktualität ist hier ein direkter Zugriff auf Ihre alpha^plus-Datenbank erforderlich. Eine Übersicht der benötigten Tabellen erhalten Sie bei Beauftragung mit einer separaten Checkliste.

7. Ablauf bei Beauftragung

 Nach einer Beauftragung erhalten Sie zunächst zwei Checklisten für die Installation von aurep. Diese gliedern sich wie folgt:

Administration:

Technische Checkliste mit Systemvoraussetzungen, Zugangsdaten etc., welche vom Administrator ausgefüllt werden kann.

Serviceabwicklung:

Fachliche Checkliste, die vom Fachbereich ausgefüllt werden kann und die die festzulegenden Parameter der Prüfungsregeln beinhaltet. Werte, die wir als Standard mit aurep ausliefern (z. B. Betriebs- und Hilfsstoffe, AW-Nummern) sind in dem Formular bereits vorhanden und können bei Bedarf erweitert oder gelöscht werden.

Sobald uns die Informationen vorliegen, wird die Installation remote per TeamViewer durchgeführt.

Die Installation muss nach erfolgter Beauftragung innerhalb von 30 Kalendertagen durchgeführt werden. Andernfalls verlieren die Konditionen der Beauftragung ihre Gültigkeit und müssen neu angeboten werden.

8. Installation

Die Installation besteht aus zwei Komponenten. Zum einen aus dem sogenannten Service-Bus, der die Daten aus dem DMS bereitstellt (serverseitige Komponente) und dem aurep-Client, mit dem die Anwender arbeiten. 

In der Regel installieren wir sowohl die Server- als auch die Clientkomponente auf einem Windows-Server. Bei Bedarf können die beiden Komponenten auch auf unterschiedlichen Rechnern installiert werden. aurep wird auf einem Netzlaufwerk installiert, so dass alle Benutzer damit arbeiten können.

9. Service und Support

 (siehe SLA und Supportbedingungen)